¿Por qué debes conservar tu factura de compra electrónica?

Factura electrónica: los beneficios de conservarla

Hoy en día es normal comprar por internet. Por eso es necesario legislar sobre esta modalidad de venta. De esta forma, el comprador puede estar protegido ante cualquier eventualidad. Por ejemplo, en Colombia el decreto presidencial N° 358 de 2020 determina una serie de condiciones para la emisión de las facturas tanto físicas como electrónicas. De ahí la importancia de conservar tu factura de compra. A continuación te contamos más sobre esto.

¿Por qué conservar tu factura de compra electrónica?

La factura de compra es una declaración de que compraste algo en una fecha específica por un valor determinado. De esta forma, certifica qué mercancía adquiriste, lo que te da derecho al reclamo. Bien realices compras a mayoristas o a un negocio detallista, la cobertura de protección que te da la ley es la misma

Así, si una mercancía ofrece garantía y lo que compraste presentara alguna falla, por ejemplo, podrás realizar un reclamo. De no conseguir satisfacer este reclamo, si lo hubiere, la factura de compra, ya sea física o electrónica, es la única demostración de la transacción comercial realizada.

Requisitos de la factura electrónica en Colombia

Según la Resolución 000042 de 2020 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la factura electrónica tiene una serie de condiciones diferentes a las señaladas en el artículo 617 del Estatuto Tributario con respecto a la factura tradicional (Siigo, 2020).

Esto es debido a la exigencia al vendedor de utilizar herramientas tecnológicas para expedir la factura electrónica. De hecho, esta es su principal diferencia frente a la factura física: el uso de los medios digitales para emitirla y recibirla. Así pues, entre los 16 puntos específicos que debe cumplir una factura electrónica nombraremos los más relevantes:

• Indicar que se trata de una factura electrónica de venta.
• Apellidos y nombre de quien preste el servicio o NIT del vendedor y del comprador.
• Fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación realizada por la DIAN.
• Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. Deben tener un código que permita la identificación y relación de los mismos.
• Medio de pago: indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica.
• Incluir firma digital.
• Indicar CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
• Incluir código QR cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa (PDF).

Beneficios de conservar la factura de compra electrónica

Cada vez son más comunes los pagos y las transacciones financieras online. El futuro de los pagos es electrónico. Esto significa que será la próxima normalidad recibir factura de compra electrónica por cada una de tus transacciones comerciales. Y, contrario a lo que pudiera parecer, los beneficios son muchos:

• Es conveniente porque queda registro de la operación en los servidores de, por ejemplo, tu institución financiera. Igualmente, queda registro en tu correo electrónico.
• Es segura ya que es enviada a tu correo electrónico y permanecerá allí hasta que tu decidas. Da igual que compres en línea o físicamente. O si compras en un día normal o en un Cyber Monday.
• La factura de compra contribuye con el medio ambiente. El desuso de factura física reduce el uso de papel y tinta destinados a imprimirlas.
• Te ayuda a ser más organizado, pues al recibir facturas electrónicas recibes información digital que es mucho más fácil de manejar y organizar que las facturas en papel. Así podrás planificar tus egresos basados en tu propia data histórica. De esta forma, ahorrarás tiempo, espacio y dinero.
• Es importante recalcar que, bien sea la compra por internet o presencialmente, la factura de compra es tu testigo legalmente aceptado. El soporte de garantía que apoya tu posición frente al reclamo y la Ley.
• En caso de no recibir tu factura de compra electrónica, el comercio se presta a ser sancionado, según lo establecido en la resolución 000042 de 2020 de la DIAN.

Sin duda alguna, al conservar tu factura de compra electrónica te puedes llegar a curar en salud ante posibles manejos irregulares de negocios online. Recuerda: al fin y al cabo es tu dinero, el cual ganaste con mucho esfuerzo. Entonces ¿por qué no cuidarlo guardando tu factura de compra?

Referencias bibliográficas

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